Dalla tesoreria alla consulenza: Ilda Mustafaj porta il suo talento nelle PMI

Per una tesoreria efficace non bastano software e procedure. Servono metodo, conoscenza dell’operatività quotidiana e la capacità di leggere le esigenze di chi, ogni giorno, lavora dentro l’amministrazione. È da questa convinzione che nasce la scelta professionale di Ilda Mustafaj, tesoriera con una lunga esperienza aziendale che, dopo anni trascorsi a crescere all’interno di una multinazionale, ha deciso di trasformare il proprio know-how in un’attività di consulenza rivolta alle PMI.

La scintilla arriva quando, ancora dipendente, si trova davanti a una sfida nuova: implementare da zero un reparto di tesoreria in un’azienda della zona. «L’imprenditore mi ha detto: ti do carta bianca, scegli tu gli strumenti, scegli tu quello che ti occorre. A me serve avere una reportistica finanziaria puntuale, mi serve avere tutto sotto controllo». Una responsabilità che per Mustafaj rappresenta un’opportunità: per la prima volta non si tratta di inserirsi in una struttura già esistente, ma di costruirla.

Il percorso precedente le aveva permesso di conoscere la tesoreria da diversi punti di vista: da impiegata amministrativa a impiegata di tesoreria, fino al ruolo di responsabile. Un’evoluzione all’interno di organizzazioni già strutturate. Questa volta, invece, il punto di partenza è il foglio bianco.

Dall’esperienza alla scelta imprenditoriale

Nel giro di circa sei mesi il nuovo reparto prende forma. Vengono implementati strumenti e procedure, tra cui DocFinance, e la tesoreria diventa operativa.
È proprio allora che nasce l’idea di fare un passo ulteriore: «Ho detto, caspita, andiamo a replicare tutto questo nelle nostre PMI!». Da gennaio, Ilda Mustafaj ha quindi trasformato l’esperienza maturata in azienda in un’attività autonoma, lavorando tra le aree di Brescia e Mantova.
Il modello è semplice da raccontare, ma tutt’altro che banale da applicare: entrare in azienda, osservare, ascoltare e capire come è organizzata l’amministrazione, per poi individuare gli strumenti e i processi più adatti. Non una consulenza calata dall’alto, dunque, ma un intervento costruito a partire dalla realtà operativa dell’impresa.
«Non andrei mai a proporre strumenti che non conosco o che vado a tentativi, perché comunque è la fiducia prima di tutto», sottolinea.
A rivolgersi a lei sono soprattutto gli imprenditori. Spesso la richiesta nasce dall’esigenza di avere una reportistica più puntuale e una visione più chiara dei numeri finanziari. Il bisogno, in altre parole, emerge quando l’imprenditore si rende conto che le informazioni che riceve non sono sufficienti o non arrivano con la tempestività necessaria.

La vera sfida? Entrare nell’amministrazione senza creare resistenze

Uno degli aspetti più delicati del lavoro è il rapporto con le persone che già operano in azienda. Una consulente esterna che entra nei processi dell’amministrazione può essere percepita inizialmente come qualcuno che viene a controllare o, peggio, a complicare ulteriormente il lavoro.
Ilda affronta questa barriera facendo leva sulla propria esperienza: prima di essere consulente, è stata lei stessa dall’altra parte della scrivania.
«La mia carta vincente è poter dire che io stessa svolgevo il loro ruolo». È un elemento che facilita il rapporto con gli amministrativi, perché consente di parlare non soltanto di teoria, ma di scadenze, difficoltà operative e dinamiche concrete di un ufficio.
Da qui nasce un rapporto basato sull’empatia e sulla collaborazione. L’obiettivo non è semplicemente introdurre un nuovo strumento, ma accompagnare le persone verso un modo di lavorare più fluido.
E il paradosso, spiega Mustafaj, è che fare qualcosa in più all’inizio significa poi fare qualcosa in meno: «Si tratta di fare un qualcosa in più temporaneamente per fare un qualcosa in meno e far più strategia».

La tesoreria va costruita quando le cose vanno bene

Per le PMI il tema centrale è spesso la tempistica. Il rischio è rimandare l’adozione di strumenti, procedure e processi più evoluti fino a quando non diventano indispensabili.
Secondo Ilda, è proprio questo il momento da evitare. «Quando le cose vanno bene» è il momento migliore per intervenire: si può implementare un software di tesoreria, rendere più fluido il rapporto tra le persone dell’amministrazione e digitalizzare i processi senza essere condizionati dall’urgenza.
Aspettare la difficoltà significa invece lavorare in emergenza, con meno tempo a disposizione e maggiore pressione.
La questione non è soltanto tecnologica. Quando le informazioni non circolano in modo fluido e l’operatività si inceppa, possono nascere anche tensioni all’interno dell’ufficio. Rendere più efficienti i processi significa quindi intervenire sia sulla qualità del dato finanziario sia sull’organizzazione del lavoro.

Prima si ascolta, poi si costruisce la roadmap

Il metodo di lavoro di Ilda Mustafaj parte dall’ascolto. Nei primi giorni di collaborazione si affianca agli amministrativi, osserva concretamente come vengono svolte le attività, si confronta con le persone e racconta il proprio percorso.
Solo dopo arriva la roadmap: le diverse fasi del progetto, dall’implementazione del software alla raccolta dei dati necessari per avviare il lavoro con il consulente DocFinance. Il rapporto, però, non si esaurisce con l’avvio del progetto. Mustafaj rimane disponibile anche per il confronto quotidiano, quando serve, persino per una semplice telefonata.
La logica è quella di accompagnare l’azienda fino alla piena autonomia. «L’obiettivo è rendere indipendente l’ufficio amministrazione, l’ufficio tesoreria, non devono dipendere da me».
Per una consulente, il successo non coincide quindi con la dipendenza del cliente, ma con il momento in cui il cliente non ha più bisogno di lei per gestire l’operatività quotidiana. Un traguardo che, per Mustafaj, rappresenta una delle soddisfazioni maggiori.

Quando il software rende visibile il beneficio

Il passaggio dalla teoria alla pratica diventa particolarmente evidente quando gli strumenti iniziano a produrre risultati concreti.
Uno dei primi momenti in cui le persone percepiscono il cambiamento è la riconciliazione automatica dei movimenti bancari. Il tempo risparmiato è immediatamente visibile.
Poi arriva il beneficio della reportistica e della centralizzazione: avere un’unica piattaforma per gestire sei istituti di credito, anziché lavorare con diversi remote banking aperti, rende evidente quanto la digitalizzazione possa incidere sull’operatività quotidiana.
In questo processo il ruolo della consulente cambia progressivamente: da figura indispensabile nelle prime fasi a punto di riferimento che insegna alle persone a utilizzare gli strumenti in autonomia.

Una rete di professionisti per diffondere la cultura della tesoreria

I primi mesi da libera professionista hanno sorpreso positivamente Mustafaj. La risposta delle PMI è stata più veloce del previsto e molte aziende, anche di dimensioni significative, sembrano aver maturato la consapevolezza della necessità di evolvere la propria tesoreria.
Il prossimo passo è quindi crescere senza perdere l’impostazione che ha caratterizzato l’avvio dell’attività. L’idea è creare un gruppo di lavoro composto da professioniste e professionisti provenienti direttamente dagli uffici tesoreria delle aziende. Non semplicemente consulenti, dunque, ma persone che abbiano conosciuto dall’interno le dinamiche della funzione e sappiano tradurre strumenti e processi in soluzioni applicabili alla realtà delle PMI.
L’obiettivo è ambizioso: contribuire a diffondere una vera cultura della tesoreria in aziende che, pur fatturando milioni di euro, per diverse ragioni sono rimaste indietro sul fronte dell’organizzazione finanziaria.
È questa, in fondo, la direzione che ha trasformato una scelta individuale in un progetto professionale: portare nelle PMI non soltanto un software o una procedura, ma l’esperienza maturata sul campo e un modo diverso di intendere la tesoreria. Con un principio molto concreto: intervenire prima che l’emergenza renda necessario farlo.

Buon lavoro Ilda!